De regeling stopt! Laatste deadline voor stichting, vereniging en zzp'er is 18 maart 2024.

Checklist Toekenning & Afrekening

Is jouw aanvraag bij de regeling Houd je erfgoed levend toegekend? Lees hier hoe je de financiële bijdrage kunt ontvangen. Door te voldoen aan de financiële, administratieve en communicatie verplichtingen.



Financiële en administratieve verplichtingen

1. Akkoordverklaring mailen 

Via je account in de aanvragerscommunity heb je een toekenningsbrief met een 'akkoordverklaring' ontvangen. Dit is een contract waarmee je de financiële bijdrage en de voorwaarden accepteert. Stuur deze akkoordverklaring binnen 30 dagen ondertekend terug door hem in te scannen en te mailen naar aanvragen@vfonds.nl  

2. Opvragen voorschot 

Het is mogelijk een voorschot tot 75% van de toegekende bijdrage op te vragen. Het wordt alleen uitbetaald na ontvangst van: 

  1. de ondertekende akkoordverklaring (zie boven); 
  2. de definitieve begroting en het dekkingsplan van jouw project.  

Voorschot opvragen? Stuur de documenten dan naar aanvragen@vfonds.nl 

3. Grote wijziging? Informeer vfonds.

Zijn er grote veranderingen in jouw project? Zoals de openingsdatum, de locatie, de kosten of het wegvallen van een subsidiegever of inkomstenbron. Wordt het project geannuleerd? Informeer vfonds direct door een e-mail te sturen naar aanvragen@vfonds.nl. Doe je dit niet, dan heeft dit invloed op de uiteindelijke vaststelling van de financiële bijdrage; deze kan dan lager uitvallen.

 4. Vraag hulp bij financiën 

 Zoek , indien nodig, hulp bij de financiële afhandeling van jouw project. Bijvoorbeeld bij je boekhouder of de penningmeester van je bestuur. Zodat jouw begroting en administratie op orde is. Let op: vfonds biedt deze hulp niet.  
 
5. Project afgerond? Binnen drie maanden afrekenen! 
Nadat je project is afgelopen, heb je 3 maanden de tijd om de eindafrekening in te dienen. Je ontvangt automatisch bericht van ons dat het evaluatieformulier klaarstaat in jouw vfonds account. Dit ontvang je op de einddatum die je in het aanvraagformulier hebt ingevuld, tenzij je tijdig wijzigingen hebt doorgegeven (zie punt 3). Op basis van de evaluatie en het financieel verslag bepaalt Vfonds of het restant van de bijdrage kan worden uitgekeerd. Dit kan meerdere weken duren. 

De eindafrekening bestaat uit 

  1. evaluatieformulier vfonds (dit staat in je vfonds account)
  2. een financieel verslag (uploaden in je vfonds account)

Let op: je kunt deze gegevens alleen via je vfonds account indienen. Losse evaluaties per e-mail worden niet in behandeling genomen. 




Toelichting eindafrekening

  1. Nadat jouw project is afgelopen ontvang je een link naar het evaluatieformulier  in je account van vfonds. Je kunt het formulier direct invullen. Je beantwoord vragen over jouw project. Het verloop, de resultaten van het project, de behaalde doelstellingen, bezoekerscijfers. En je voegt het financieel verslag en beeldmateriaal toe als bijlage. 
  2. Het financieel verslag is het overzicht van de werkelijk gemaakte kosten en ontvangen inkomsten. Stuur ook de bonnen en facturen digitaal mee. Het verslag mag niet meer dan 5% afwijken van de door jou ingediende definitieve begroting voor het voorschot. Mocht je hier niet uitkomen, laat dit dan door een boekhouder of financieel adviseur uitvoeren of controleren. Zorg dat de werkelijk gemaakte kosten en de ingediende begroting in twee kolommen naast elkaar staan. 

Vfonds beoordeelt het verslag: komen de werkelijke kosten overeen met de ingediende begroting en zijn er geen vragen of problemen? Bij een positieve beoordeling keert vfonds het restant van 25% uit. Heb je minder kosten gemaakt? Dit wordt verrekend met dit restant.  

Lees hieronder de Communicatie verplichtingen. 



Communicatie verplichtingen

1. Gebruik logo en naam regeling 

Een van de voorwaarden is dat je vfonds, de regeling en het Ministerie van VWS noemt in jouw communicatiemiddelen. Zoals website, social media posts, persbericht en drukwerk. In de toolbox communicatie vind je voorbeeldteksten en een logo. 

 2. Stuur vfonds een uitnodiging 

 
Het is verplicht om vfonds een uitnodiging te sturen voor (de opening van) jouw evenement. We horen graag wat jullie gaan doen via info@vfonds.nl! Onze medewerkers proberen zoveel mogelijk projecten te bezoeken. De uitnodiging is ook nodig als bewijs dat het project doorgaat.  
 
3. Lever beeldmateriaal aan 
 
Voor onze eigen uitingen, zoals de website, nieuwsbrief en de eindrapportage ontvangen we graag mooi en duidelijk beeldmateriaal van jouw project. Stuur jouw foto’s zo snel mogelijk in via info@vfonds.nl (staand en liggend) in jpg of PDF, zowel in lage als hoge resolutie (150 en 300 dpi).  



Tenslotte

Vfonds biedt geen hulp bij de administratie en financiële afhandeling van jouw project. Wij geven ook geen fiscaal advies. Ons is team te klein om deze ondersteuning te geven.

Heb je een concrete vraag over je project? Plan dan een telefonisch spreekuur. Wij bellen jou op het gekozen tijdstip. 

We wensen je veel succes en plezier met jouw project!